وبلاگ آموزشی خبری کامپیوتر

بررسی اجزای اصلی

در درسهای گذشته به طور كامل با محیط اكسس آشنا شدیم و امیدوارم كه شما تمامی پایگاهای نمونه را بررسی كرده باشید و كاملا مفهوم كار با اكسس برای شما روشن شده باشد. درس این جلسه یكی از مهمترین دروس در رابطه با اكسس است و شما حتما سعی كنید به طور كامل این درس را بفمید و حتما در مورد این درس اگه سوالی بود بپرسید چون واقعا فهمیدن این قسمت از اكسس كار را بسیار ساده خواهد كرد.
در این درس ما با بخشهای مختلف پنجره Database آشنا می شویم و چگونگی استفاده از هر یك را توضیح خواهیم داد. می توان گفت پنجره Database سكوی پرتاب شما به سوی Access است, تمامی فعالیتهای كه در اكسس انجام می شود از این محل شروع می شود, آشنایی با این پنجره می توان گفت آشنایی با خود اكسس است. بعد از یادگیری این بخش ار اكسس شما براحتی خواهید توانست دیگر خصوصیات پایگاه داده را یاد بگیرید. من به شما توصیه می كنم یكی از پایگاههای داده نمونه را باز كنید تا هنگام درس اجزای اصلی پنجره Database را مشاهده كنید.

درک بهتر مفهوم ارتباط

در دروس پیشین به طور تدریجی آشنایی نسبتا كاملی با اجزای یك پایگاه داده آشنا شدیم و محیط پنجره Database را به خوبی شناختیم. حال نوبت آن رسیده است كه شروع به طراحی كنیم و با دستان قدرتمند خود پایگاه داده زیبایی را خلق كنیم ولی قبل از اینكار باید مفهوم ارتباطات بین جداول را بهتر درك كنیم.
در این درس مفهوم ارتباط بین جدولهای یك پایگاه داده را بهتر درك خواهیم كرد و روشهای مختلف ارتباط را یاد خواهیم گرفت و بدین ترتیب برای ایجاد جداول پایگاه داده خود را آماده تر خواهیم كرد.گاهی دقیقا نمی دانیم كه چه نوع داده هایی وارد جدول خواهند شد پس برای رفع این مشكل به تدریج با نظریه طراحی پایگاه داده آشنا می شویم.

درك ارتباط بین جداول:

قبلا گفته شد كه جداول از طریق فیلدهای مشترك به یكدیگر مرتبط هستند. هرچند كه فیلدهای مشترك مرتبط شده, سبب تكرار برخی داده ها میشوند.(در هرجدولی كه به دیگری مرتبط است خود فیلد مشترك دوباره ظاهر می شود), ولی خواهید دید كه وقتی قدام به ایجاد پایگاه داده می كنید, فیلد مشترك كمك می كند تا بسیاری از داده های تكراری, كه در صورت نبود فیلد مشترك ایجاد می شود, از بین ببرید.
ممكن است واژه شناسی پایگاه داده ها گیج كننده باشد اما خوشبختانه ساده ترین زبان زبان ارتباطی است, كه چگونگی ارتباط جداول به یكدیگر را تعریف می كند. در این درس به سه روش ارتباط خواهیم پرداخت: 1-ارتباط یكی به یك 2-ارتباط یك به چند 3-ارتباط چند به چند

فیلدهای كلیدی منحصر به فرد ركوردها:

قبل از تشریح ارتباطات جداول, دقت داشته باشید كه اغلب جداول پایگاه داده, فیلدی به نام فیلد كلید دارند, كه به سایر فیلدهای جدول تقدم دارد. هرچند كه فیلد كلید لزوما مهمترین ارزش اطلاعاتی را ندارد, ولی دری هستند برای ورود به جدول كه نیاز اصلی ما در ارتباط شمرده می شود.فیلد كلید, فیلدی از جدول است كه بصورتی منحصر به فرد هر ركورد را تبیین می كند.(یعنی امكان اینكه فیلد كلید در دو ركورد مانند هم باشند وجود ندارد.)
توجه: فیلد كلید اصلی جدول باید مقداری منحصر به فرد داشته باشد. اكسس امكان تعیین چندین فیلد كلید را می دهد. اگر كلید از چندین فیلد تشكیل شده باشد, یك یا چند تا از این فیلدها ممكن است داده های تكراری داشته باشندولی وقتی تركیب شوند, فیلد ادغامی باید مقدار منحصر به فردی را ایجاد كند. توجه بیشتر به این مثال خالی از لطف نیست: جدول كارمندان معمولا شامل فیلدهایی از قبیل نام كارمند, نشانی, تاریخ تولد, میزان حقوق می شود. بعلاوه همیشه مانند كد ملی, یك شماره كارمندی دارند. كد ملی شما منحصر به فرد است یعنی تنها به یك نفر اختصاص دارد بنابراین این شماره كارمندی فیلد كلیدی خوبی برای فایل كارمندان است. به شكل 61 در زیر توجه كنید:

برای دسترسی به نام, نشانی یا حقوق هر كارمند, صرفنظر از تعداد كارمندان جدول اكسس فقط به شماره كارمند احتیاج دارد.هر كارمند شماره منحصر بفردی دارد لذا هنگامی كه اكسس یكبار شماره كارمندی را گرفت, می تواند آنرا با ركوردی از جدول پیوند دهد, یكبار برای هر ركورد. به این ترتیب اكسس می تواند به بقیه داده های ركورد در سایر فیلدها دسترسی داشته باشد.
توجه: اسامی فیلدها كلیدهای خوبی نیستند, چون افراد بسیاری نام یكسان دارندو یا بسیاری از افراد اسامی را به شكلهای گوناگون می نویسند. زمانی كه یك شركت به مشتریان, كارمندان و اجناس خود عددی را تخصیص می دهد, احتمالا آن شركت پروژه هایش را كامپیوتری كرده است. این اعداد می تواند كلید منحصر به فردی برای یافتن بقیه داده های مرتبط با آن باشند.
همچنین باید به نكته توجه داشته باشید كه فیلد كلید همواره فیلد ارتباط دوجدول مرتبط نیست ولی برای این كار بسیار مناسب است و غالبا برای همین منظور به كار می رود.
دو یا چند فیلد نیز می توانند یك كلید منحصر به فرد را تشكیل دهند. اغلب به فیلد كلید, فیلد كلید اصلی گفته می شود. اگر بخواهید كه دو یا چند فیلد همراه با یكدیگر به عنوان كلیدی منحصر به فرد عمل كنند, باید اكسس را وادارید تا فیلدهای ادغام شده را به عنوان یك فیلد منحصر به فرد در نظر گیرد. مثلا ممكن است بخواهید كه دو فیلد نام خانوادگی و كد پستی را یكدیگر ادغام كنید تا فیلد كلید نحصر به فردی ایجاد شود.
حال كه با مفهوم فیلد كلید برای ارتباط آشنا شدید به انواع ارتباط موجود در اكسس می پردازیم:

ارتباطات یك به یك(One to One):
شاید ارتباط یك به یك نادرترین ارتباط ممكن بین جداول باشد. هنگامی كه در دو جدول تعداد ركوردها یكسان باشد و هر ركورد یك جدول به ركورد دیگری در جدول دیگر مرتبط باشد, بك ارتباط یك به یك بوجود می آید. ارتباط یك به یك نادرست است چون معمولا می توانید آن دو جدول را در یك جدول ادغام كنید.
در شكل 62 در زیر مثالی از ارتباط یك به یك بین دو جدول نشان داده شده است. فیلد كد كالا كلید و فیلد ارتباط را تشكیل می دهد. نخستین ركورد در نخستین جدول به نخستین ركورد در دومین جدول مرتبط شده است.

خود شركت ماكروسافت توصیه می كند كه از ارتباط یك به یك اجتناب كنید. زیرا بهتر آن است كه دو جدول را در یك جدول بزرگتر ادغام كنید, كه این طریقه بسیار كارآتر است. در اكسس هر جدول می تواند تا 256 فیلد داشته باشد ولی اگر وجود جدولی با بیش از 256 فیلد ضرورت داشته باشد,فقط با ایجاد دو یا چند جدول و برقراری ارتباط یك به یك بین آنها, قادر به برآوردن این نیاز خواهید بود. كه برای این منظور هم ماكروسافت امكانات بسیاری را فراهم آورده است از ان جمله امكان دسترسی سریع به اطلاعات جدول دوم از طریق جدول اول بدون باز كردن آن جدول.

ارتباط یك به چند(One to Many):

ارتباط یك به چند شاید متداولترین نوع ارتباط بین جداول باشد. این ارتباط زمانی اتفاق می افتد كه یك ركورد از جدول به یك یا چند ركورد از جدول دیگر مرتبط باشد. به عنوان مثال در جدول موجودی برای هر كالایی كه فروخته می شود, یك ركورد وجود دارد. ولی در جدول سفارشات مشتریان ممكن است برای یك كالا, سفارشات متعددی وجود داشته باشد. در شكل 63 در زیر نمونه ای از ارتباط یك به چند جداول مشاهده می شود.

ارتباط یك به چند صرف جویی زیادی در فضای دیسك را سبب می شود. مثلا ارتباط یك به چندی كه در شكل 63 در بالا نشان داده شد, به شما امكان می دهد تا گزارشی تهیه كنید كه شامل مشتری همراه با شرح كالای سفارشی باشد. ولی شرح در هر ركورد سفارش نمی آید. شرح هركالا در جایی مستقل,در ركوردی منحصر بفرد در فایل موجودی قرار دارد. اكسس می تواند در هنگام نیاز, با استفاده از فیلد ارتباطی مشترك از جدول سفارش در جدول موجودی جستجو كند و شرح كالا را از آنجا بردارد. اكسس بدون فیلد كلید نمی تواند تعیین كند كه در برابر هر سفارش چه شرحی را باید قرار دهد.
توجه داشته باشید كه اكسس جدولهای مرتبط را می شناسدو در موقع لزوم اطلاعات صحیح را از آنها استخراج می كند. لذا باید هنگام ایجاد پایگاه داده اكسس این ارتباطات را به اكسس بفهمانید تا در هنگام مشاهده و چاپ داده ها از جداول مرتبط اكسس تمام كارها را انجام دهد.
همچنین قابل ذكر است كه ارتباط چند به یك و یك به چند مشابه هستند, لذا هر دو عبارت به یك معنی به كار می روند.

ارتباطات چند به چند(Many to Many):

اكسس ارتباطات چند به چند را مستقیما پشتیبانی نمی كند ولی می توانید آن را شبیه سازی كنید. ارتباط چند به چند هنگامی ایجاد می شود كه ركوردهای متعددی از یك جدول به یك یا چند ركورد از جدول دیگر مرتبط باشند. براساس تصاویر جداولی كه قبلا مشاهده كرده اید, می توان چنین تصور كرد كه خریداران متعددی, محصولات متعددی را سفارش دهند. بنابراین بین خریداران و محصولات یك ارتباط چند به چند وجود دارد.
جدول خریداران و جدول موجودی محصولات از طریق جدول سفارش به هم متصل می شوند.بنابراین برای ارتباط چند به چند بین خریداران و موجودی محصولات, جدول سفارشات بعنوان واسطه بین این دو جدول عمل می كند.جدول خریداران ارتباطی یك به چند با جدول سفارشات دارد و جدول محصولات نیز ارتباطی یك به چند با جدول سفارشات دارد.پس همانطور كه در شكل 64 در زیر می بینید جدول سفارشات بطور غیر مستقیم بین خریداران و محصولات ارتباط چند به چند ایجاد می كند.


گاهی اوقات, جدول مركزی یا واسطه در ارتباط چند به چند جدول اتصال خوانده می شود. فیلدهای كلید اصلی هر دو جدولی كه قرار است به هم مرتبط شوند, باید در این جدول وجود داشته باشد.

طراحی یک پایگاه داده های جدید

در اینجا در مورد جادوگرهای اكسس (Wizards) صحبت خواهیم كرد. این جادوگرها شما را در ایجاد برنامه های كاربردی متداول پایگاه داده ها, از قبیل مدیریت فهرست پستی یا ورود سفارشات راهنمایی می كنند.هرچند كه نیازهای شما به كار خاص موردنظر یا احتیاجات شخصیتان مربوط است, اما بیشتر پایگاه داده ها به یكی از نمونه های كلی پایگاه داده تعلق دارند. جادوهای اكسس چهارچوب پایگاه داده برنامه كاربردی را ایجاد می كنند, در مرحله بعد شما می توانید آن را اصلاح كنید تا با نیازهای خاص شما تطابق داشته باشد. اما به هرحال برای ایجاد پایگاه داده مجبور به استفاده از جادوگر نیستید. شاید جادوگرها به كنترل مورد نظر شما به عنوان یك پایگاه داده امكانات لازم را فراهم نكنند.

ایجاد پایگاه داده های جدید با استفاده از جادوگر:

برای ایجاد یك پایگاه داده با بهره گیری از جادوگر(Wizard) باید هنگام وارد شدن به اكسس از طریق پنجره اولیه قسمت Access database wizards,pages and projects را انتخاب كنید و یا اگر وارد محیط اكسس شده اید از منو File گزینه New را انتخاب كنید,تا پنجره محاوره ای New كه دارای دو سربرگ است ظاهر شود.
هنگامی كه سربرگ General (عمومی) را انتخاب می كنید, صفحه General ظاهر می شود كه با آن می توانید یك پایگاه داده خالی ایجاد كنید. در دروس بعدی نحوه ایجاد یك پایگاه داده خالی را شرح خواهم داد. اصولا زمانی پایگاه داده خالی لیجاد می كنیم كه بخواهیم تمامی جنبه های اولیه طراحی و ایجاد پایگاه داده را كنترل كنیم. زمانی كه یك پایگاه داده جدید و خالی ایجاد می كنیم اكسس كاری برای شما انجام نمی دهد و هیچ پیش فرضی راجع به پایگاه داده ای كه می خواهید ایجاد كنید,ندارد.
ولی به جای ایجاد یك پایگاه داده خالی می توانید بر روی سربرگ Databases كلیك كنید تا صفحه Databases در پنجره محاوره ای New, نمایان شود. توجه داشته باشید كه جادوگر راهنمای گام به گام اكسس است كه در انجام كارهایی از قبیل ایجاد پایگاه داده جدید به شما كمك می كند. اگر اكسس جادوگری داشته باشد كه امكان ایجاد پایگاه داده ای مشابه آنچه لازم دارید را فراهم سازد راحتتر آن است كه بجای این كه از ابتدا پایگاه داده ایجاد كنید, جادوگر را به كار اندازید. در زیر هر یك از پایگاه داده هایی كه توسط جادوگر می توان ایجاد كرد تشریح شده است, برای اجرای آن كافی است كه نماد مربوطه را انتخاب كنید و بر روی كلید Ok كلیك كنید.
حال به جادوگرهای موجود و كاری كه برای شما در اكسس انجام می دهند توجه كنید:
------------------
Asset Tracking(پیگیری اموال): پایگاه داده ای برای مدیریت, نگهداری اموال, فروشندگان و كارمندان شركت ایجاد می كند.
Contact Managment(مدیریت ملاقاتها): پایگاه داده ای برای قرارهای ملاقات و تماسهای تلفنی شخصی شما ایجاد می كند.
Event Managment(مدیریت وقایع):یك پایگاه داده برای وقایعی مانند قراردادها(موافقت نامه ها), كارمندان و قیمتها ایجاد می كند.
Expenses(مخارج و هزینه ها):یك پایگاه داده برای نگهداری گزارشهای مخارج ایجاد می كند.
Inventory Control(كنترل موجودی):پایگاه داده ای برای اطلاعات محصولات, خریداران و سفارشات ایجاد می كند.
Ledger(حساب كل): پایگاه داده ای برای حسابهای كل, شامل تبادلات و حسابها ایجاد می كند.
Order Entry(دریافت سفارش): پایگاه داده ای برای مدیریت سفارشات خریداران, پرداختها و محصولات ایجاد می كند. در این پایگاه داده سیستمی از جداول ایجاد میشود كه تاحدودی به جداولی كه در قبلا در درسهای پیش شرح دادیم تطابق دارد.
Resource Scheduling(زمانبندی منابع): پایگاه داده ای برای مدیریت منابعی از قبیل زمانبندی و اقلام خریداران ایجاد می كند.

Service Call Managment(مدیریت سرویس تلفن):

پایگاه داده ای برای نگهداری اطلاعات خریداران, كار, دستورات كار, قطعات و پرداختها ایجاد می كند. Time and billing(زمان و صورتحساب): پایگاه داده ای برای نگهداری مشتریان, پروژه ها, كارتهای زمانی, كارمندان و پرداختها ایجاد می كند.
-------------------
توجه كنید كه اگر جادوگری انتخاب كنید در همان پنجره New در طرف راست زیر قسمت Preview شكلی هدف پایگاه داده را كه چندان واضح نیست نشان می دهد یعنی شما می توانید با انتخاب پایگاه داده ابتدا از هدف ایجاد آن از طریق این شكل مطلع شوید و سپس برروی Ok كلیك كنید.
جادوگر نه تنها جداول اصلی پایگاه داده را ایجاد می كند, بلكه همچنین فرمها, گزارشها و حتی ماكروها و برنامه های اصلی را نیز در صورت لزوم ایجاد می كند. استفاده از جادوگر برای ایجاد پایگاه داده اصلی, تهیه پایگاه داده اصلی را بسیار ساده تر می كند. بطور خلاصه مراحل ایجاد یك پایگاه داده با استفاده از جادوگر را شرح می دهم:
1-جادوگر مورد نظر خود را در پنجره New انتخاب كنید و بر روی Ok كلیك كنید.
2-نامی برای ذخیره شدن پایگاه داده انتخاب كنید یا نام پیش فرض را قبول كنید و بر روی Create كلیك كنید.
3-پنجره ای ظاهر می شود كه پایگاه داده ای را كه می خواهید ایجاد كنید به شما معرفی می كند و شكل كلی آن را اعلام می كند. اگر این همان پایگاه داده مورد نظر شماست بر روی Next كلیك كنید.
4- در پنجره بعدی در مورد جداول و دیگر اجزایی كه ایجاد خواهد شد به شما اطلاعاتی می دهد شما می توانید از لیست موجود جدولهای مورد نظر خود را انتخاب یا حذف كنید و سپس بر روی Next كلیك كنید.
5-در پنجره بعدی لیستی ظاهر می شود كه شما می توانید شكل ظاهری پایگاه داده خود را از لیست انتخاب كنید شكل مورد علاقه خود را انتخاب كرده بر روی Next كلیك كنید.
6-در پنجره بعدی شكل كلی گزارشهای شما را نشان می دهد در این قسمت هم با انتخاب شكل موردنظر خود روی Next كلیك كنید.
7-در این قسمت عنوان پایگاه داده از شما سوال می شود می توانید نام پیش فرض را انتخاب كرده و بر روی Next كلیك كنید.
8- حال دیگر كار جادوگر تمام شده است می توانید بر روی Finish كلیك كنید.
9- بعدی مدتی كه اكسس تمامی جداولها و اجزا را ایجاد كرد می توانید با پایگاه داده كار كنید. توجه كنید كه در هر مرحله ای كه منصرف شدید می توانید بر روی Cancel كلیك كنید.
10-ذكر این نكته نیز ضروری به نظر می رسدبعضی از سوالها كه در هنگام ایجاد پایگاه داده با استفاده از جادوگر از شما می شود شاید برای شما گنگ به نظر برسد ولی مطمئنا بعد از یادگیری كامل این سوالات را می توانید به راحتی جواب دهید. پس حتما باید با ایجاد یك پایگاه داده خالی آشنا شوید.

طراحی یك پایگاه داده جدید:
اگر قصد دارید كه از جادوگر استفاده نكنید كه به نظر من كار معقولانه ای است باید مراحل زیر را بپیمایید:
1-هنگام وارد شدن به اكسس از پنجره اولیه باز شده گزینه Blank access database راانتخاب كنید و اگر وارد محیط اكسس شده اید می توانید از منو File گزینه New را انتخاب كنید و از پنجره New در سربرگ General شكل database را انتخاب كرده و برروی Ok كلیك كنید.
2- حال باید محل ذخیره شده پایگاه داده را انتخاب كرده و نامی برای آن انتخاب كنید كه من مطمئن هستم با اینكار آشنایی لازم را دارید پس نامی برای پایگاه داده خود انتخاب كرده و بر روی Create كلیك كنید.
3- حال اكسس پایگاه داده را ایجاد كرده و صفحه خالی در برابر شما ظاهر شده است از این قسمت به بعد باید آشنایی لازم را به كارهای پیشرفته داشته باشید.
توجه كنید كه هنگامی اصول كار اكسس را رفته رفته بهتر یاد گرفتید جادوگرها هم بهتر درك خواهید كرد.

میله ابزار پنجره Database:

هنگامی كه یك پایگاه داده جدید ایجاد كرده باشید میله ابزار به صورت شكل 71 در زیر درمی آید. این میله ابزار در حالات مختلف تغییر می كند و امكانات دیگری را به شما می رساند.

تعریف جدول 

صرف نظر از اینكه ما برای ایجاد پایگاه داده از جادوگر استفاده كرده یا پایگاه داده خالی ایجاد كرده ایم آشنایی با نحوه ایجاد, جابجایی و تغییر جداول پایگاه داده امری ضروری و اجتناب ناپذیر است.همانگونه كه قبلا هم گفته شد داده های موجود در پایگاه داده در جدولها جای می گیرند و تسلط بر جداول مهمترین مهارتی است كه باید بعنوان كاربر اكسس داشته باشید. من در این درس شرح خواهم داد كه چگونه جدول جدیدی درست كنید. برای ایجاد جدول نخست باید انرا نامگذاری كنید و سپس نوع داده های درون انرا تعریف كنید. این امور كه مربوط به طراحی جدول است یكی از ساده ترین كارها در اكسس است و البته جالب پس این درس نكات قابل توجهی برای شما خواهد داشت.

ایجاد جدول جدید:

وقتی كه می خواهید یك جدول جدید ایجاد كنید, با كلیك كردن بر روی شاخص Tables در پنجره Database به صفحه جداول(Tables) می روید.(البته توجه كنید كه این صفحه هنگامی كه پایگاه داده را باز یا ایجاد می كنید به صورت پیش فرض ظاهر می شود).حال برای ایجاد جدولی جدید باید بر روی دكمه New در بالای پنجره Database كلیك كنید. هنگامی كه بر روی این دكمه كلیك می كنیداكسس پنجره محاوره ای كوچكی به نام New Table را نشان می دهد.(كلید میانبری كه شما می توانید برای دسترسی به این پنجره كوچك استفاده كنید كلید Alt+N می باشد كه به سرعت شما را به این پنجره می برد).
در این پنجره باید انتخاب كنیم كه می خواهیم ایجاد جدول را در چه محیطی ادامه دهیم كه به نظر من حالت نمایشی Design بهترین حالت نمایشی برای ایجاد و كار با جدول است,برای ایجاد جدول گزینه Design View را از پنجره محاوره ای New Table انتخاب كرده و بر روی Ok كلیك كنید. برای آشنایی شما با دیگر گزینه های این پنجره یعنی New Table آنها را در زیر به طور خلاصه شرح می دهم.
---------------
Datasheet View: جدولی كلی به شكل صفحه گسترده می سازد كه می توانید داده های جدید را در آن اضافه كنید. این جدول بسیار ساده بوده و برای ایجاد پایگاه داده پیشرفته اصلا مناسب نیست.
Design View: امكان تعیین تمامی خصوصیات جدول جدید مانند نام فیلد, نوع داده, و حتی ملاحظات امنیتی, را فراهم می كند.این گزینه برای ایجاد هر گونه جدول مناسب است.
Table Wizard: امكان انتخاب از میان فهرستی از جادوگرهای از پیش نوشته شده را فراهم می سازد كه از این جادوگرها برای ایجاد جداول خاص مانند فهرست پستی یا جدول موجودی استفاده می شود. من این گزینه را برای ایجاد جدول به هیچ وجه پیشنهاد نمی كنم.
Import Table: از یك فایل داده غیر اكسس, جدولی ایجاد می كند.
Link Table: از یك فایل داده اكسس یا غیراكسس, جدول دیگری می سازد. این جدول اتصالی را نگه می دارد كه اگر فایل داده خارجی تغییر كند جدول اكسس نیز تغییر كند.
---------------
به موضوع اصلی برمی گردیم یعنی حالت نمایشی Design. این حالت نمایشی بیشترین میزان كنترل را برروی جدولی كه قصد ایجاد آنرا دارید فراهم می سازد. هنگامی كه برحالت نمایشی Design تسلط پیدا كردید, می توانید هر جدولی را ایجاد و اصلاح كرده و یا مطابق میلتان دستكاری كنید, و این شامل جداولی كه با جادوگر ایجاد كرده این نیز می شود.بعد از انتخاب حالت Design View از پنجره New Table جدول جدیدی را خواهید دید كه اصول كار ما از اینجا شكل می گیرد.
لازم به یادآوری است كه همانطور كه قبلا گفتم برای رفتن از حالت نمایشی Design View به حالت نمایشی Datasheet View می توانید از منو View یا میله ابزار استفاده كنید. در میله ابزار اولین انتخاب كه به شكل جدول كوچكی است برای اینكار طراحی شده است.در شكل 81 در زیر شما می توانید میله ابزار را در بعد از باز شدن پنجره Design تغییر كرده است ببینید و با آن آشنا شوید و سعی كنید آنرا به خاطر بسپارید.ذكر این نكته قابل توجه است كه اكسس همواره میله ابزار را تغییر می دهد را فرامین كارایی بهتری را ایجاد كنند.

نخستین جدول خود را طراحی كنید:

در میله عنوان پنجره Design View, نام جدول همراه با كلمه Table كه معرف پنجره است, نشان داده می شود.اكسس به طور خودكار نخستین جدول را Table1 می نامد(یعنی شما در میله عنوان این عبارت را می بینید Table1:Table)اما هرگاه كه بخواهید جدول را در فایل پایگاه داده ذخیره كنید,امكان تغییر نام وجود دارد. هر سطر در پنجره Design View یك فیلد را مشخص می كندیعنی در این پنجره ما می توانیم نوع فیلدها و نام آنها را در سطرها تعریف كنیم و كار اصلی این پنجره به شمار می رود.همانگونه كه ملاحظه می شود, پنجره Design View دارای میله گردان عمودی در سمت راست است لذا در صورت تمایل تا 256 فیلد می توانید اضافه كنید و با استفاده از میله گردان قادر به حركت بین فیلدها هستند.
هنگامی كه فیلدی می خواهیم اضافه كنیم باید در سه ستون پنجره Design View آن فیلد را به طور كامل تعریف می كنیم.در زیر وظیف هر یك از ستونها كه در تعریف فیلدهای جدول كاربرد دارند تشریح شده است:
---------------
Field Name(نام فیلد):باید به هر فیلدنامی تخصیص دهید.طول نام آن تا 64 حرف می تواند باشد.نام فیلد باید عنوانی منحصر بفرد باشد.برای فیلدی كه ارقام حقوق را نگه می دارد,بهترین نام حقوق یا مبلغ حقوق است.نام فیلد می تواند فضای خالی و سایر علایم خاص بجز نقطه,علامت تعجب,علامت تكیه صدا(')یا براكت را شامل شود.توجه داشته باشید كه هنگام كار با جدول برای رجوع به فیلد از نام آن استفاده می شود.
Data Type(نوع داده):نوع داده ای را كه در فیلد جای می گیرد را تعیین می كند. اكسس داده های مختلفی را دارا است.به عنوان مثال برای فیلد حقوق باید داده ای از نوع ارز یا انتخاب كرد.(در درس آتی در این مورد به صورت مفصل توضیح خواهم داد).
Description(شرح):شرح اختیاری است و برای توضیح فیلد به كار می رود.می توانید منشا و محتوای فیلد را در آن تشرح كنید.توجه داشته باشید كه پر كردن یا نكردن این قسمت اصلا تاثیری در جدول نخواهد داشت.
---------------
توجه:ایجاد شرح برای هر فیلد عاذت خوبی است.در هنگام توسعه بعدی برنامه,این كار بسیار سودمند خواهد بود.برای فیلدها اسامی معنی دار انتخاب كنیدتا بعدا داده های داخل فیلد از طریق نامش قابل شناسایی باشند. مثلا:تاریخ تولد,نام فیلد خوبی برای تاریخ تولد كارمند است, حال آنكه نامی مانند فیلد3, محتوای فیلد را مشخص نمی كند.

مفهوم اولین و آخرین ستونهای جدول پنجره Design view یعنی ستونهای نام فیلد و شرح از نامشان مشخص است.
نام فیلد شرح كوچكی از فیلد است و برای رجوع به فیلد و محتوای آن مورد استفاده قرار می گیرد.مثلا: در یك گزارش دستمزد اگر قرار باشد مقادیر حقوق كه در فیلد حقوق ذخیره شده است چاپ شود به این فیلد رجوع می شود.فیلد شرح بعنوان مرجعی برای مستندسازی محتوای فیلد به كار می رود.اكسس از این فیلد هیچ استفاده ای نمی كند, ولی شما باید از این بخش برای شرح هر فیلد پایگاه داده استفاده كنید. اگر با سایر همكاران برروی یك پروژه پایگاه داده كار می كنید,هریك از شما باید هر فیلدی را كه به پایگاه داده اضافه می كنید را مستند كنید,تا دیگران از علت وجود فیلد كاملا آگاه باشند.
توجه:فیلدها را بیش از حد مستند نكنید.برای نمونه,یك ستون خالی شرح بهتری از شرحی است كه تاثیری نداشته باشد.مثلا نوشتن شرح "فیلد سوم" زائد بوده و در واقع توضیحی نمی دهد.بعلاوه شرحی كه مشابه نام فیلد باشدنیز غیرضروری است. هرفیلدی به شرح نیاز ندارد.مثلا فیلدی با نام نرخ مالیات, در جدول دستمزد, به فیلد شرح احتیاجی ندارد. اگر نامی كه برای فیلد انتخاب می كنید بامعنی باشد اصلا به شرح نیاز ندارد.
ستون میانی در پنجره Design View نوع داده را تعیین می كند.برای این فیلد,به اطلاعات بیشتری نیاز دارید.داده های اكسس به اشكال مختلفی ظاهر می شوند.شكل داده های فیلد مشخص كننده كاری است كه با فیلد و محتوای آن می توانید انجام دهید. ستون Data Type و كلیه موارد مربوط به آن در درس بعدی توضیح داده خواهد شد.

هرگاه فیلدی (یا فیلدهایی)را اضافه كردید كه می خواهید كلید اصلی باشد,باید موقعی كه نشانگر ماوس روی سطر موردنظر است دكمه Primary Key را از میله ابزار فشار دهید(دكمه ای كه تصویر كلید روی آن است).یا می توانید با انتخاب سطر موردنظر از منو Edit گزینه Primary Key را انتخاب كنید. همچنین یك روش دیگر برای مشخص كردن كلید اصلی كلیك راست كردن برروی سطر مورد نظر و انتخاب Primary Key از منو ظاهر شده است. پس از انتخاب فیلد كلید اصلی اكسس در سمت چپ فیلد تصویر كلید را نشان می دهد. توجه كنید كه هر جدولی كه ایجاد می كنید باید حتما یك كلید اصلی داشته باشد در درسهای پیش در مورد كلید اصلی به طور مفصل صحبت كردیم. پس باید به یاد داشته باشیم كه در هنگام ایجاد جدول یك فیلد را به عنوان كلید اصلی انتخاب كنیم.

توجه:برای اینكه بیش از یك فیلد را در كلید اصلی قرار دهید باید كلید Ctrl را پایین نگه دارید و همزمان سطرهایی را كه می خواهید به عنوان كلید اصلی باشند انتخاب كنید سپس از میله ابزار Primary Key را كلیك كنید. اكسس در سمت چپ كلیه فیلدهایی كه جز كلید اصلی هستند تصویر كلید را قرار می دهد.
توجه:اگر فیلد كلید اصلی را تعریف نكنید در هنگام بستن یا ذخیره كردن جدول طراحی شده اكسس از شما سوال می كند كه آیا می خواهید چنین فیلدی داشته باشید اگر پاسخ Yes را بدهید اكسس فیلدی از نوع Auto Number(بعدا توضیح داده خواهد شد)به جدول اضافه كرده و آن را كلید اصلی قرار می دهد. اگر مطمئن هستید كه هرگز به كلید اصلی نیاز ندارید (معمولا به یك فیلد كلید اصلی نیاز است) No را انتخای كنید.
درس تعریف جدول هم تمام شد حال شما می توانید جدول خود را ایجاد كنید ولی یك مشكل كوچك وجود دارد و آن هم نوع داده های موجود در ستون Data Type می باشد نوع داده ها خود بحث مفصلی است كه آنرا به درس بعدی موكول می كنیم.

دستور BETWEEN :

همانطور که کلمه IN به ما کمک میکند تا محدوده انتخاب را به یک یا چند مقدار محدود کنیم ، کلمه BETWEEN  کمک میکند تا محدوده را یک بازه تعریف کنیم . در این حال تمام مقادیری که بین value1 و value2 باشند انتخاب میشوند .

SELECT "column_name"
FROM "table_name"
WHERE "column_name" BETWEEN 'value1' AND 'value2'

مثال :فرض کنید جدولی مانند زیر داریم .رکوردهایی که تاریخ آنها بین January 6, 1999  و January 10, 1999 است را میخواهیم .

Table Store_Information

نتیجه :

هدف این مقاله آشنایی مختصر با حملات ترزیق كد به بانك‌های اطلاعاتی (Sql injection) و روش‌های مقابله با این دسته از حملات در دنیای وب است.

هدف این مقاله آشنایی مختصر با حملات ترزیق كد به بانك‌های اطلاعاتی (Sql injection) و روش‌های مقابله با این دسته از حملات در دنیای وب است.

امروزه یكی از متداول ترین روش‌های نفوذ به وب سایت‌ها و بانك‌های اطلاعاتی حملات تزریق كد است در این گونه حملات شخص نفوذگر یا برنامه‌های نفوذگر كدهای مخرب را از طریق ورودی‌هایی كه برنامه‌های تحت وب می‌گیرند، اجرا می‌كند كه باعث اختلال در سیستم وب سایت‌ها می‌شوند اهداف نفوذگران در این گونه حملات سرقت اطلاعات یا تغییر اطلاعات بانك اطلاعاتی(database) است كه گاهی اوقات این دسترسی تا نفوذ به سرور و دسترسی به كل فایل‌ها و اطلاعات سرور ختم می‌شود كه از این جنبه بسیار خطرناك است.

 این روش هك شایع ترین روش در هك كردن كارت‌های اعتباری و اطلاعات سایت‌ها و بانك‌های اطلاعاتی به شمار می آید.

شایع ترین پایگاه‌های اطلاعات كه با این مساله مواجه می‌شوند شامل Access, Microsoft Sql , MySql , Oracel می‌باشد. حال در ادامه به توضیح مختصری در مورد چگونگی وقوع این نوع حملات و راه‌های مقابله با آن می‌پردازیم.

نفوذگر در این حملات با سوء استفاده از فرم‌هایی كه از طریق كاربر ورودی می‌گیرد، كدهای مخرب خود را به ورودی برنامه تزریق می‌كند و بعد از پردازش بین پایگاه اطلاعات و برنامه تحت وب عملیاتی به عنوان خروجی انجام می‌شود یا اطلاعاتی روی صفحه نمایش داده می‌شود كه نفوذگر بر اساس خروجی، كار خود را پیش می‌برد.

فرم‌های ورود به قسمت مدیریت وب سایت، نمایش اخبار, نمایش مقالات و امثال این گونه فرم‌ها قربانیان این حملات می‌باشند در ادامه یك مورد از این حملات را شرح می دهیم و در نهایت به روش‌های مقابله با این نوع حملات می‌پردازیم.

برای مثال فرم ورود به قسمت مدیریت یك سایت در نظر بگیرید كه شامل دو ورودی نام كاربری و كلمه عبور است و دكمه ارسال كه اطلاعات را به سمت برنامه می‌فرستد، حال نام كاربری مهم نیست و هر چیزی می‌تواند باشد اگر در قسمت كلمه عبور عبارت a" or "t"="t وارد شود باعث می‌شود كه دستوری كه برنامه به پایگاه اطلاعات می‌فرستد دچار انحراف بشود و نتیجه اجرای عملیات درست نباشد و باعث ورود به قسمت مدیریت سایت بشود و شخص نفوذگر به كلیه اطلاعات به راحتی دسترسی داشته باشد البته این یكی از ساده ترین روش‌های تزریق كد به بانك اطلاعاتی است كه البته هنوز هم در بسیاری از فرم‌ها این مشكل وجود دارد و می‌تواند ناشی از كنترل نشدن مقادیر ورودی توسط برنامه‌نویس و وجود مشكل در دستوراتی كه به پایگاه داده ارسال می‌گردد باشد.

حال نوبت روش‌های مقابله با حملات تزریق كد به پایگاه داده (Sql Injection)  است قبل از شروع باید اهمیت این موضوع را درك كنیم كه سایت‌های بسیار معروف و مهمی توسط این روش مورد حمله قرار گرفتند و این امر برنامه‌نویس را بر آن می‌دارد كه مقابله با حملات  تزریق كد را یكی از قسمت‌های مهم كار خود در نظر بگیرد و در تمام فرم‌هایی كه ورودی از كاربر می‌گیرد این مساله را كنترل نماید.

روش‌های مقابله با حملات تزریق به پایگاه اطلاعات‌

یكی از مهم‌ترین روش‌ها جلوگیری از نمایش خطاهای برنامه است كه در صورت به وجود آمدن هرگونه مشكل برای برنامه یا تزریق ورودی‌های مخرب به برنامه سورس برنامه یا اطلاعات پایگاه داده نمایش داده نشود چون بیشتر نفوذگران بر اساس خطاهایی كه برنامه می دهد كار خود را مرحله به مرحله  پیش می‌برند و به اطلاعات بیشتری دستیابی پیدا می‌كنند. این مساله خیلی مهم است كه امیدواریم تمام برنامه‌نویسان رعایت كنند كه در آینده برایشان مشكلی پیش نیاد.

مساله بعدی كنترل ورودی‌های برنامه است این مهم‌ترین قسمت مقابله با حملات تزریق كد است. ورودی‌های برنامه بطور كل اطلاعاتی است كه به فرم‌های برنامه پست می‌شود كه ما توسط روش‌های مختلفی می توانیم اطلاعات ورودی را  كنترل كنیم. بهترین لایه, لایه امنیتی سرور است كه كلیه مقادیر پست شده را كنترل كند و مقادیر مخرب را فیلتر كند و قبل از این كه اطلاعات به برنامه پست شود جلوی حملات را بگیرد. البته این روش مقابله به مسائل امنیتی سرور بر می‌گردد كه ممكن است در یك سرور رعایت شود و در یك سرور رعایت نشود كه این امر برنامه‌نویس را مجبور می‌كند كه این لایه امنیتی را در داخل برنامه پیاده سازی كند و كلیه اطلاعات ورودی و پست شده را چك كند و ورودی‌های مخرب را فیلتر نماید.

بیشترین مشكلی كه موجب تزریق كد‌های مخرب به پایگاه اطلاعات می‌شود ورودی‌های متنی هستند كه از طریق url به برنامه ارسال می‌شود تا جای ممكن باید سعی شود برای نمایش اطلاعاتی مثل اخبار, مقالات و مطالبی كه در پایگاه داده ذخیره شده از ورودی‌های عددی استفاده شود تا جلوی تزریق كد گرفته شود و اگر ورودی عددی باشد در برنامه باید كنترل شود كه ورودی مشكلی نداشته باشد و آلوده به كدهای مخرب نباشد این مهم‌ترین مساله است كه  تمام مشكلات تزریق كدهای مخرب به پایگاه اطلاعات ناشی از چك نكردن ورودی‌های آلوده است كه خیلی راحت می‌توان جلوی این نوع حملات را گرفت.

این مساله جای بحث بسیار زیادی دارد كه در مطلب ما نمی گنجد برای بیشتر آشنا شدن با این گونه حملات مطالب موجود در ویکی پدیا  می تواند مفید باشد.

عرضه شدن نسخه ۲۰۰۵ پایگاه داده‌ای مشهور مایكروسافت یعنی SQLServer، بازار نرم‌افزارهای بانك اطلاعاتی را به شدت تحت تأثیر خود قرار داد. امكانات گسترده‌ای كه در این نسخه جدید تعبیه شده، طراحی و پیاده‌سازی بانك‌های اطلاعاتی را سرعت بخشیده و تلفیق و انطباق آن با انواع فناوری‌های نو مانند XML وADO.NET، باعث افزایش قدرت و كارایی آن شده است. در این مقاله به برخی از ویژگی‌های جدید این برنامه نگاهی خواهیم داشت.

یكی از روش‌هایی كه به انواع متدهای قفل كردن ردیف‌های یك جدول بانك‌اطلاعاتی در نسخه جدید اضافه شده است، شیوه تصویربرداری از ركورد است. در روش‌های قبلی، اگر یك یا چند ركورد بانك اطلاعاتی توسط دستور BeginTrans كه شروع یك فرآیند را مشخص می‌كند در شرف تغییر یا حذف قرار می‌گرفتند، تا مادامی‌ كه فرآیند مذكور توسط دستور Commit Trans تأیید یا توسط RollBack منتفی نشود، از هیچ جا و برنامه‌ای نمی‌توان ركوردهای مذكور را حتی با دستور ساده SELECT خواند. اما در روش جدید قفل‌گذاری، در صورت بروز چنین رویدادی سایر كاربران می‌توانند همواره آخرین ارزش ركوردهای مذكور را با این فرض كه هنوز هیچ تغییری در آن‌ها ایجاد نشده است بخوانند و مورد استفاده قرار دهند.

. باز هم دات‌نت

با نسخه جدید SQL Server، برنامه‌نویسان بانك‌های اطلاعاتی قادرند از امكانات و قابلیت‌های موجود در پلتفرم دات‌نت و كلیه توابع و كلاس‌های ساخته شده در آن بهره‌مند شوند. یكی از ابتدایی‌ترین و در عین حال اساسی‌ترین این قابلیت‌ها، امكان استفاده از دو زبان مهم و كاربرپسند دات‌نت یعنی ویژوال بیسیك و سی‌شارپ در پیاده‌سازی اجزای مختلف یك بانك‌اطلاعاتی است. این عامل نه‌تنها باعث می‌شود كه برنامه‌نویسان برای نوشتن ماژول‌هایی مثل تریگرها، روال‌ها (Stored Procedures) در توابع به جای استفاده از زبان استاندارد و در عین حال پیچیده T-SQL ، بتوانند از زبان‌های محیط دات‌نت با تمام ساختارها، دستورات، كلاس‌ها، آرایه‌ها، و خلاصه تمام ویژگی‌های یك زبان شی گرا استفاده كنند، بلكه این همكاری نزدیك بین موتور برنامه‌نویسی دات‌نت یعنی CLR (كه مسؤول تبدیل كدهای نوشته شده دات‌نت به زبان سیستم‌عامل است) و موتور بانك اطلاعاتی SQLServer باعث شده تا به غیر از تنوع زبان‌های برنامه‌نویسی قابل استفاده درSQLServer، تغییر قابل توجهی نیز در كارایی ماژول‌های مذكور پیش آید. در واقع موضوع از این قرار است كه اصولاً كدهای نوشته شده به زبان‌های دات‌نت، ابتدا توسط كامپایلر به زبان (IL) ترجمه می‌شوند. سپس CLR این كد میانی را به كد قابل فهم سیستم‌عامل تبدیل و آماده اجرا می‌نماید. این كار سبب می‌شود تا كدهای نهایی به دلیل این‌كه بسیار به سیستم‌عامل نزدیك می‌باشد سریع‌تر از كدهای TSQL (كه فقط توسط موتور بانك اطلاعاتی قابل اجرا هستند) اجرا شوند و در زمان اجرا از كارایی بیشتری برخوردار باشند. البته این مسأله بدین معنی نیست كه استفاده از زبان‌های دات‌نت همیشه بر زبان‌های SQL ارجحیت دارد، بلكه منظور آن است كه در برخی موارد ممكن است آن قدر منطق و الگوریتم یك ماژول پیچیده باشد كه برنامه‌نویس استفاده از زبان‌های دات‌نت را به دلیل آسان‌تر بودن ساختار و دستورات آن به زبان SQL ترجیح دهد. بنابراین زمانی كه بیشترعملیات یك ماژول مربوط به خواندن و نوشتن اطلاعات باشد بهتر است از همان دستورات استاندارد SQL یعنی SELECT ،UPDATE ،DELETE وINSERT استفاده كرده و بی‌جهت منابع سیستم را صرف تعریف متغیرها و كلاس‌های دات‌نت ننماید. اما در ماژول‌هایی كه بیشتر عملیاتشان شامل پردازش اطلاعات مثل انجام عملیات‌های ریاضی یا مقایسه اطلاعات با یكدیگر است بهتر است تا هم از امكانات برنامه‌نویسی و هم از سرعت و كارایی بالای دات‌نت در این زمینه بهره برد و ماژول‌های مذكور را با زبان‌های دات‌نت پیاده‌سازی كرد.

. ADO .NET وارد می‌شود

طبق یك سنت نه‌چندان قدیمی برنامه‌نویسی در محیط ویندوز، برنامه‌نویسان SQLServer، بانك اطلاعاتی موردنظرشان را برروی سرور و برنامه كاربردی نوشته شده با زبانی مثل ویژوال بیسیك را بر روی كلاینت‌ها قرار می‌دهند. سپس از طریق این برنامه كاربردی و با استفاده از اشیایی از جنس ADO داده‌های موردنیاز خود را از سمت سرور دریافت كرده و یا به آن ارسال می‌كنند. اكنون این ارتباط به لطف نسخه جدید SQLServer و همچنین محیط دات‌نت، با امكانات جدیدADO.NET بسیار كامل‌تر از قبل شده است. این ارتباط جدید با استفاده از مكانیسمی به نام اعلان (Notification) به یك ارتباط دو‌طرفه فعال تبدیل شده به طوری كه ADO.NET قادر است پیغام‌هایی را از سمت پایگاه داده به سمت كلاینت ارسال كند. به عنوان مثال فرض كنید كه شما با استفاده ازADO تعدادی از ركوردهای یك جدول بانك اطلاعاتی را انتخاب كرده و مشغول كار برروی آن‌ها هستید. در همین هنگام كاربر دیگری از طریق كلاینت و ADO خود، ركوردی در محدوده ركوردهای مورد انتخاب شما را تغییر می‌دهد یا حذف می‌كند. در این وقت موتور پایگاه داده با ارسال پیغامی به ADO شما، این مسأله را با استفاده از فراخوانی یك رخداد (Event) شی ADO به اطلاعتان می‌رساند. علاوه براین قابلیت جدید، فناوری جدید دیگری هم با استفاده ازADO.NET به نسخه جدید SQLServer اضافه شده و آن امكان چند پرس‌وجوی همزمان توسط یك شی ADO است. در این شیوه اگر یك شی ADO با استفاده از دستور SELECT مشغول خواندن تعدادی از ركوردهای یك جدول بانك اطلاعاتی باشد، می‌تواند بدون این‌كه منتظر به پایان رسیدن این عملیات شود، تعداد دیگری از ركوردهای یك جدول دیگر بانك اطلاعاتی را بخواند. این قابلیت جدید با نام (Multiple Active Result Set (MARS كه قبلاً فقط در كرسرهای سمت سرور (server side) و آن هم نه با كارایی بالا وجود داشت اكنون در كرسرهای سمت راست كلاینت هم وجود دارد و تفاوت عمده آن با شكل قدیمی هم علاوه بر مورد مذكور، امكان ایجاد چند كرسر در یك شی ADO به صورت همزمان است. SQLServer نسخه ۲۰۰۵ به خوبی از تمام این ویژگی‌ها، پشتیبانی می‌كند.

. تكنولوژی XML

اكنون كه XML به یك استاندارد ارتباطی بین سكوهای مختلف تبدیل شده است، نسخه جدید SQLServer هم از توجه كافی به آن و ایجاد یك انقلاب در ساده‌تر استفاده كردن از آن طفره نرفته است. در نسخه ۲۰۰۰ كاربران قادر بودند تا با استفاده از دستور FOR XML نتیجه یك پرس‌وجوی SELECT از یك بانك اطلاعاتی را به درون یك فایل XML بریزند یا مثلاً با دستور OPEN XML می‌توانستند یك فایل XML را باز كرده و شروع به خواندن دستورات درون آن نمایند. از آن‌جا كه در نسخه جدید SQLServer توجه خاصی به این استاندارد و زبان ارتباطی شده است، یك نوع داده جدید (Data type) به انواع داده‌های قبلی و استاندارد SQL مثل int ، char و امثال آن اضافه شده است. این نوع داده جدید كه XML نام دارد و دارای خصوصیات یك نوع داده موجود در یك محیط شی‌گرا است، دارای متدهای پیشرفته‌ای چون ()nodes() ،Value() ،exist() ،query و ()modify بوده و قادر است انواع پردازش‌های قابل انجام برروی اسناد XML را به راحتی انجام دهد. عملیات جستجو، تغییر، حذف و درج مقادیر موردنظر در داخل یك فایل XML را می‌توان با استفاده از متدهای مذكور و صرفاً با چند خط برنامه‌نویسی انجام داد. همچنین در این نسخه برخلاف نسخه ۲۰۰۰، با استفاده از دستور FOR XML می‌توان یك شیء از جنس XML را بدون ارسال آن به كلاینت، برروی سرور ساخته و از آن نگهداری كرد. با این كار می‌توان جداولی را كه مرتباً مورد رجوع كاربران قرار می‌گیرند هراز گاهی در قالب XML به داخل حافظه آورد و كاربران مذكور به جای رجوع به جداول اصلی در هارددیسك، با استفاده از دستورات ویژه جستجو درXML ، متغیر مذكور را در حافظه سرور مورد جستجو قرار دهند و بدین‌وسیله یك نوع عمل Cache كردن را جهت افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات تكراری شبیه‌سازی كنند. در این حالت، كاربران به جای استفاده از دستورSELECT استاندارد می‌توانند از OPEN XML كه در نسخه ۲۰۰۵ قادر است متغیرهای جدید از نوع XML را بخواند استفاده كرده و به سرعت به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی پیدا كنند. این قابلیت جدید آن‌قدر در سریع‌تر كردن جستجو در برنامه‌های تحت وب مهم و مؤثر است كه جای هیچ مشكلی را در استفاده از آن باقی نمی‌گذارد.

. سرویس اعلان (Notification)

همان‌طور كه گفتیم سیستم اعلان درSQLServer قادر است پیغام‌هایی را طی زمان‌های مشخص به سمت كاربران بفرستد. مثلاً تصور كنید كه تعدادی كاربر در حال اتصال به یك بانك حاوی اطلاعات مربوط به ارزش سهام در بورس هستند. از آن‌جایی كه ممكن است قیمت سهام هر شركت یا مؤسسه برای تعدادی از كاربران از اهمیت زیادی برخوردار باشد، می‌توان این سیستم را طوری تنظیم كرد تا هرگاه ارزش سهام خاصی كه موردنظر هر كاربر است تغییر كرد، به صورت اتوماتیك به وی اعلام شود. كاربر هم می‌تواند این تغییرات را برروی برنامه كاربردی خود، تلفن همراه (در قالب Windows Messenger ،(SMS و یا ایمیل به‌صورت مرتب دریافت و مشاهده كند.

. سرویس گزارش‌گیری

سرویس جدید تولید گزارش‌های متنوع در نسخه ۲۰۰۵ به یكی از جالب‌ترین و پركاربردترین قابلیت‌های این نسخه تبدیل شده است، وجود یك موتور گزارشگر قوی در سمت سرور و یك ابزار مناسب ساخت گزارش با واسط كاربر عالی، باعث شده تا برنامه‌نویسان بتوانند گزارش‌های موردنظر خود را با كارایی و سرعت مناسب در سمت سرور بسازند به طوری كه این گزارش‌های سمت سرور توسط هر برنامه كاربردی سمت كلاینت در هر پلتفرمی با همان امكانات اتصال به SQLServer قابل مشاهده است.

. بهبودهای ایجاد شده در زبان

در ۲۰۰۵ SQLServer تغییرات بسیار مثبتی در زبان SQL T ایجاد شده است. این تغییرات در زمینه‌های مختلف مثل مدیریت خطاها، جستجوهای بازگشتی (Recursive Query) و حتی در بدنه موتور پایگاه داده‌ها انجام شده و كارایی كلی ذخیره و یا خواندن اطلاعات را به نحو مطلوبی افزایش داده است. به عنوان مثال دردستورات TSQL، دو اپراتور جدید دیده می‌شود، كه PIVOT وUNPIVOT نام دارند. این دو اپراتور كه در قسمت FROM یك پرس‌وجو مورد استفاده قرار می‌گیرند می‌توانند نتیجه یك جستجوی انجام شده توسط دستور SELECT را به جای برگرداندن در قالب ردیف‌ها یا ركوردهای پشت‌سرهم، به صورت ستون‌های مختلف یك یا چند ركورد برگردانند. در این روش یكی از ستون‌های (فیلدهای) یك جستجو به عنوان محور معرفی شده و بقیه ستون‌ها براساس آن به صورت افقی طبقه‌بندی می‌شوند. به یك مثال توجه كنید:

SELECT CUSTOMER ID, order No

FROM orders PIVOT CustomerID

Order No Order No Order No Order No Customer ID

- ۴۴۰۰ ۱۱۲۰ ۲۵ ۱

- - - ۳۵۰ ۲

- - ۱۷۸۰ ۴۴۳ ۳

۸۹۸۹ ۲۲۲۲ ۱۹۸۰ ۵۵۵ ۴

. نتیجه جستجوی فوق چیزی شبیه موارد بالا‌ خواهد بود

همان‌طور كه مشاهده می‌كنید با استفاده از اپراتور مذكور، نتیجه پرس‌وجوی انجام شده به این صورت كه هر ردیف به یك شماره مشتری و چندین شماره سفارش مربوطه به آن مشتری در قالب ستون‌های مختلف است، در می‌آید. این همان چیزی است كه سال‌ها درSQLServer وجود نداشت و ابزارهای مختلف گزارش‌سازی مثل CrystalReport آن را با نام Cross Tab به كاربران خود ارایه می‌دادند. در همین رابطه اپراتورUNPIVOT هم عمل عكس اپراتور مذكور را انجام می‌دهد.اپراتور دیگری كه می‌تواند نقش مهمی را در دستورات SQL بازی كند APPLY نام دارد كه در قسمت FROM یك دستور SQL به كار می‌رود. با استفاده از این دستور می‌توان خروجی یك تابع (Function) را با یك یا چند جدول دیگر تركیب (Join) كرد همان‌طور كه می‌دانید در ۲۰۰۵ SQLServer توابع می‌توانند یك یا چند ردیف یك جدول اطلاعاتی را برگردانند كه این خروجی می‌تواند با یك جدول دیگر با استفاده از اپراتور مذكور تركیب شود.

. مدیریت خطا

در نسخه‌های قدیمی SQLServer برای كشف و مدیریت خطا از سیستم Error Handling استفاده می‌شد. این شیوه كشف خطا كه در زبانی مثل ویژوال بیسیك ۶ هم مورد استفاده قرار می‌گرفت با استفاده از دستور GOTO می‌توانست كنترل و خط اجرای روال را از یك محل به محل دیگر و در واقع از محل بروز خطا به محل مدیریت و آشكار كردن (Raise) آن ببرد و بدین‌وسیله پیغام خطایی را به كار نشان دهد. نسخه جدید SQLServer با تأثیر از پلتفرم دات‌نت، از دستورات ویژه كشف و مدیریت خطا با عنوان Exception Handling استفاده می‌كند. این روش با استفاده از دستورات جدید TRY/CATCH شیوه بهتری از مدیریت خطا را به اجرا می‌گذارد. در این روش برخلاف روش قبل، تمام خطاهای اتفاق‌افتادنی مثل خطاهای مربوط به تبدیل داده‌ها به یكدیگر (DataConversion) به خوبی مدیریت شده و از بروز خطاهایی كه منجر به اتمام ناقص عملیات یك روال یا تریگر می‌شود جلوگیری به عمل می‌آید.

ابزارهایی ارایه شده‌اند که با بکارگیری آنها می توان یک SQL Server امن داشت. ضمناً ابزارهای حمله بسیاری نیز وجود دارند که آشنائی با آنها می‌تواند دید خوبی در رابطه با امنیت SQL Server و جلوگیری از آسیب‌های آن بوجود آورد.

انتشار اخبار روزانه از حملات ثبت شده علیه محصولات و سرویس های مایکروسافت، منجر به این باور عمومی گشته که آسیب پذیری محصولات مایکروسافت نسبت به محصولات سایر شرکت ها بیشتر بوده و در مجموع امنیت دغدغه اصلی این شرکت در ارائه محصولات خود محسوب نمی شود.

در دههٔ ۱۹۷۰ كه پایگاه‎های اطلاعاتی درون خطی رواج یافتند پیش‎بینی می‎شد كه به زودی جایگزین منابع چاپی شوند. با ظهور دیسك‎های نوری این تصور پیش آمد كه آن‎ها نیز به نوبهٔ خود هم جای منابع چاپی و هم پایگاه‎های اطلاعاتی درون خطی را بگیرند. با وجود این, در حال حاضر هر سه رسانه در كنار هم به موجودیت خود ادامه می‎دهند. مهم‎ترین استفاده‎كنندگان از دیسك‎های نوری, كتابخانه‎های دانشگاهی هستند. در حالی كه كتابخانه‎های تخصصی استفاده از پایگاه‎های اطلاعاتی درون خطی را ترجیح می‎دهند.

در دههٔ ۱۹۷۰ كه پایگاه‎های اطلاعاتی درون خطی رواج یافتند پیش‎بینی می‎شد كه به زودی جایگزین منابع چاپی شوند. با ظهور دیسك‎های نوری این تصور پیش آمد كه آن‎ها نیز به نوبهٔ خود هم جای منابع چاپی و هم پایگاه‎های اطلاعاتی درون خطی را بگیرند. با وجود این, در حال حاضر هر سه رسانه در كنار هم به موجودیت خود ادامه می‎دهند. مهم‎ترین استفاده‎كنندگان از دیسك‎های نوری, كتابخانه‎های دانشگاهی هستند. در حالی كه كتابخانه‎ها%D

فعالیت‌هایی که برای تحلیل و سازماندهی مدارک و منابع صورت می‌گیرد ذخیره اطلاعات، و تلاش‌هایی که برای یافتن یک یا چند مدرک از میان انبوه مدارک ذخیره شده انجام می‌شود بازیابی اطلاعات نام دارد.

فعالیت‌هایی که برای تحلیل و سازماندهی مدارک و منابع صورت می‌گیرد ذخیره اطلاعات، و تلاش‌هایی که برای یافتن یک یا چند مدرک از میان انبوه مدارک ذخیره شده انجام می‌شود بازیابی اطلاعات نام دارد.

فعالیت‌هایی که برای تحلیل و سازماندهی مدارک و منابع صورت می‌گیرد ذخیره اطلاعات، و تلاش‌هایی که برای یافتن یک یا چند مدرک از میان انبوه مدارک ذخیره شده انجام می‌شود بازیابی اطلاعات نام دارد. نظام‌هایی که این جریان‌ها در آنها روی می‌دهد نظام‌های ذخیره و بازیابی اطلاعات خوانده می‌شود (۶۶۱:۵). نظام‌های ذخیره و بازیابی اطلاعات معمولاً به منظور دسترس‌پذیر کردن مجموعه‌ای از منابع اطلاعاتی برای استفاده‌کننده‌ای که مایل به کسب این اطلاعات است طراحی می‌گردد. اطلاعاتی که در نظام‌های ذخیره و بازیابی اطلاعات ذخیره می‌شود یا صرفاً شامل داده‌های کتابشناختی است، مانند مشخصات کتاب‌ها، اسناد و مدارک، و مقاله‌های مجلات؛ یا اصل مدرک است که همراه مشخصات آن عرضه می‌شود. حالت اخیر پایگاه داده‌های تمام متن نام دارد. نظام‌های بازیابی اطلاعات را در معنای وسیع می‌توان برای دستیابی به مجموعه‌های تصویری، فیلم، پروانه‌های ثبت اختراع، و جز آن نیز مورد استفاده قرار داد. در هر حال، هدف هر نظام ذخیره و بازیابی اطلاعات آن است که در اسرع وقت بیشترین اطلاعات مرتبط با نیاز استفاده‌کننده را ـ آن‌طور که در درخواست وی ذکر شده ـ در اختیار بگذارد.

● تاریخچه

تاریخچه ایجاد و گسترش نظام‌های بازیابی اطلاعات را می‌توان به چندین دوره نسبتاً روشن تقسیم کرد. قبل از سال‌های ۱۹۴۰ تهیه می‌شد، نظام‌های بازیابی اطلاعات تنها از نوع دستی محض بود، یعنی نمایه‌ها و فهرست‌ها به شکل چاپی و کارتی تهیه می‌شد. این وسایل بازیابی، پیش‌همارا و غیرقابل دستکاری است و متکی بر سازماندهی خطی (تک بعدی) بوده و قابلیت‌های بسیار محدودی برای جست‌وجو و بازیابی دارند. در سال‌های ۱۹۴۰، مهم‌ترین پیشرفت در تاریخچه بازیابی اطلاعات یعنی ابداع نظام‌های بازیابی که پس‌همارا و قابل دستکاری هستند روی داد. این نظام‌ها که هنوز عمدتاً دستی بودند توسط باتن و کوردونیر[۱] (پیکابو، یا تطابق نوری)، موئرز[۲] (برگه‌های منگنه‌ای)، و نیز توسط مورتیمر تاب[۳] (نظام تک واژه‌ای) عرضه شد. این نظام‌های پس‌همارای اولیه مزایای قابل توجهی نسبت به پیشینیان خود عرضه کردند. آنها نیای مسلّم نظام‌های رایانه‌ای نوین به حساب می‌آیند.

در سال‌های ۱۹۵۰ اشکال اولیه خودکارسازی نمایه‌سازی پس‌همارا توسط نظام‌های داده‌پردازی برگه منگنه پدید آمد. نظام‌های برگه منگنه در دهه ۱۹۵۰، در واقع، اسلاف بلافصل نظام‌های رایانه‌ای سال‌های ۱۹۶۰ بودند. سال‌های ۱۹۶۰ دوران بازیابی رایانه‌ای به شیوه گسسته، پردازش دسته‌ای و نواری را تشکیل می‌داد. در سال‌های ۱۹۷۰، با توسعه سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای، امکان انجام جست‌وجوهای پیوسته یا تعاملی فراهم آمد. نظام‌های پیوسته بازیابی، علاوه بر افزایش سرعت، امکان دریافت بازخورد جست‌وجو در روند جست‌وجو و، در صورت لزوم، تغییر و اصلاح آن را به استفاده کننده می‌دادند. مهم‌ترین مزیت بازیابی پیوسته امکان دسترسی از راه دور بود. در این مورد شرکت‌های بزرگی چون دیالوگ و بی.آر.اس. در بخش خصوصی و کتابخانه ملی پزشکی در بخش دولتی، با عرضه نظام بازیابی مدلاین، فعالیت‌های فراوانی داشته‌اند. از ابتدای سال‌های ۱۹۸۰، توسعه و گسترش ذخیره و بازیابی اطلاعات به شکل متن کامل از جمله تحولات و رویدادهای مهمی است که شکل گرفته است. هر چند اندیشه‌ها و تلاش‌های مربوط به این شکل از ذخیره و بازیابی به سال‌های ،۱۹۷۰ زمان اولین تلاش‌ها برای واردکردن متون حقوقی در رایانه و جست‌وجوی آزاد بر روی آن متون، باز می‌گردد با ازدیاد رایانه‌های شخصی و پیدایش رسانه‌های ذخیره‌سازی نوری مانند دیسک فشرده و نیز رواج نشر رومیزی (دی.تی.پی.) بود که ایجاد پایگاه‌های تمام متن و نیز فنون بازیابی از متن عمومیت بیشتری یافت و در دسترس استفاده‌کنندگان قرار گرفت. بازیابی در این نوع نظام‌ها که عمدتاً مبتنی بر استفاده از زبان طبیعی است و از این لحاظ در مقابل نظام‌های مبتنی بر واژگان مهار شده قرار می‌گیرند دارای جذابیت‌های زیادی برای استفاده‌کنندگان از آنهاست، لکن برای بازدهی بیشتر از مزایای هر دو نظام به طور همزمان استفاده می‌شود.

در سال‌های اخیر، استفاده از فنون بصری جایگاه خاصی یافته و چالش‌های جدید و بحث‌های گسترده‌ای را به دنبال داشته است. استفاده از این فنون، به ویژه برای طراحی واسط‌های کاربر، باعث سهولت بیشتر در استفاده از نظام‌های بازیابی و فراگیرتر شدن دامنه استفاده از این نظام‌ها گردیده است.

● تحلیل و جست‌وجوی اطلاعات

بازیابی اطلاعات ممکن است به دلایل زیر باشد:

۱) حجم زیاد اطلاعاتی که می‌بایست دسترس‌پذیر گردد؛

۲) مشکلات فراهم آوردن ذخایر عظیم مواد و منابع به صورتی که بتوان به راحتی به آنها دست یافت؛

۳) افزایش مشکلات فنی ناشی از اشاعه گزینشی حجم زیاد منابع برای استفاده‌کنندگان ناهمگن (۶۶۱:۵).

در روند ذخیره و بازیابی اطلاعات دو مرحله متمایز تحلیل اطلاعات و جست‌وجوی اطلاعات را می‌توان مشخص ساخت.

● تحلیل اطلاعات

فرایند تعیین محتوای موضوعی مدارک و تبدیل آن به زبان نظام (یا مجموعه‌ای از اصطلاحات نمایه‌ای) را تحلیل اطلاعات گویند. در این مرحله، نمایه‌ساز یا کسی که کار تحلیل اطلاعات را انجام می‌دهد ابتدا باید، پس از پویش و تحلیل مفهومی مدرک، مشخص کند که مدرک درباره چیست و چه جنبه‌هایی را دربرمی‌گیرد. در نظر گرفتن نیازهای استفاده‌کننده نظام در این مرحله مسئله‌ای اساسی است. به عبارت دیگر، نمایه‌ساز نه تنها باید در مورد موضوع مدرک تصمیم‌گیری کند، بلکه باید متوجه باشد که چه جنبه‌هایی از مدرک می‌تواند برای استفاده‌کننده‌ای خاص حائز اهمیت باشد. گام بعدی، تبدیل نتیجه تحلیل مفهومی مدرک به مجموعه‌ای از اصطلاحات نمایه‌ای است. اصطلاحات نمایه‌ای ممکن است برگرفته از سیاهه‌ای مجاز از واژه‌ها (واژگان مهار شده) یا از متن مدرک و واژه‌های مؤلف باشد. شیوه دوم نمایه‌سازی با استفاده از زبان طبیعی است. در هر حال، حاصل کار، تعدادی اصطلاح است که، در مجموع، تصویری از موضوع مدرک را به دست می‌دهند و با نام‌های کلید واژه، سرعنوان موضوعی، توصیفگر، و نیز خوانده می‌شوند. تلاش‌ها و فعالیت‌های زیادی صورت گرفته تا کار تخصیص اصطلاحات نمایه‌ای به صورت ماشینی و بدون دخالت انسان انجام گیرد. بحث نمایه‌سازی خودکار برخاسته از این تلاش است. اصطلاحات نمایه‌ای یا توصیفگرهای هر مدرک به اضافه مشخصات کتابشناختی آن مدرک (نویسنده، عنوان، منبع، و چکیده)، مجموعاً یک رکورد کتابشناختی را تشکیل می‌دهند. اتخاذ روشی مناسب برای سازمان‌دادن این رکوردها در کنار یکدیگر باعث خواهد شد تا نظام بازیابی، عملکرد بهتری داشته باشد.

● واژگان مهار شده

به منظور ایجاد یکدستی و هماهنگی و نیز سهولت در بازیابی مدارک، معمولاً واژه‌ها یا اصطلاحاتی را که مبیّن موضوع مدرک هستند از سیاهه‌ای مستند به نام واژگان مهار شده انتخاب می‌کنند. فهرست‌های سرعنوان موضوعی، طرح‌های رده‌بندی، و اصطلاحنامه‌ها سه نوع واژگان مهار شده مهم هستند. زیرا در این منابع تلاش شده است تا اصطلاحات به صورت الفبایی و نیز به شکل نظام یافته ارائه شود (۱۴:۲).

نقطه مقابل استفاده از واژگان مهار شده، نمایه‌سازی با استفاده از زبان طبیعی است. منظور از زبان طبیعی واژه‌ها و کلماتی است که در متن به کار رفته و بنابراین اصطلاح "متن آزاد" را می‌توان مترادف آن در نظر گرفت. متن آزاد می‌تواند شامل عنوان، چکیده، برگزیده، یا متن کامل مدرک باشد. هنگام تحلیل اطلاعات می‌توان به جای انتخاب اصطلاحات نمایه‌ای از واژگان مهار شده، هر کدام از عناصر بالا را ذخیره کرد و در مرحله جست‌وجو مستقیماً مورد استفاده قرار داد. این روش که تاریخچه آن به کار مورتیمر تاب و نظام تکواژه‌ای او باز می‌گردد نخست به طور گسترده‌ای برای ذخیره و بازیابی متون رشته حقوق مورد استفاده قرار گرفت و با رواج و گسترش رایانه نضج گرفت. اما استفاده از زبان طبیعی دارای مزایا و معایب خاص خویش است.

● سازماندهی فایل‌ها

در نظام‌های رایانه‌ای ذخیره و بازیابی اطلاعات، داده‌ها معمولاً در قالب رکورد ذخیره می‌شوند و مجموعه‌ای از رکوردها یک فایل را تشکیل می‌دهند. شیوه ذخیره رکوردها در داخل فایل و شیوه ارتباط آنها با یکدیگر مطلبی است که تحت عنوان ساختار فایل یا سازماندهی فایل مورد بحث قرار می‌گیرد. برای سازماندهی فایل به طور معمول چندین روش وجود دارد که ساده‌ترین آنها فایل ترتیبی است. در این نوع فایل هیچ‌گونه راهنما یا اشاره‌گر ربط دهنده‌ای ایجاد نمی‌شود و معمولاً رکوردها بدون نظم خاصی در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند. یافتن رکوردهای خاص در این گونه فایل‌ها منوط به آن است که یکایک رکوردها از ابتدای فایل بررسی شود. چنانچه با حجم زیادی از اطلاعات روبه‌رو باشیم استفاده از این نوع فایل بسیار وقت‌گیر است. در عوض، این ساختار حداقل فضای ذخیره‌سازی را به خود اختصاص می‌دهد و اجرای آن نیز نسبتاً آسان است. نوع دیگر، فایل شاخص‌دار یا فایل مقلوب است. در این نوع ساختار، که در نظام‌های معروف ذخیره و بازیابی اطلاعات به وفور مورد استفاده قرار گرفته، به ازای فیلدهای شاخص یا فیلدهایی که در نظر است بر روی آنها جست‌وجو صورت گیرد، فایل یا فایل‌های جداگانه‌ای به نام فایل شاخص یا فایل مقلوب ایجاد می‌شود. محتوای این فایل را مقادیر فیلد شاخص و نشانی متناظر به آن در فایل اصلی تشکیل می‌دهد. هنگام بازیابی، ابتدا عبارت مورد نظر در فایل مقلوب جست‌وجو می‌شود و سپس براساس شماره مدرک یا نشانی که در مقابل آن عبارت وجود دارد، رکورد کامل از فایل اصلی بازیابی می‌گردد. در این ساختار، به جهت آنکه حداقل دو فایل ایجاد می‌شود فضای بیشتری اشغال می‌گردد، ولی در مقابل، سرعت جست‌وجو و بازیابی به خصوص در پایگاه‌های حجیم تا حد زیادی بالا می‌رود. سومین نوع را فایل با دستیابی مستقیم می‌نامند دارد. در این ساختار، امکان نوشتن یا خواندن رکورد بدون در نظر گرفتن محل آن وجود دارد.

در این فایل‌ها لازم است که فیلدی به عنوان فیلد کلید مشخص گردد. در این نوع ساختار برای یافتن محل آزاد در حافظه جهت درج رکورد یا پیدا کردن رکوردی خاص، از فن آدرس‌دهیِ درهم استفاده می‌شود. مهم‌ترین ویژگی و مزیّت این ساختار، صرفه‌جویی در فضای حافظه و نیز سرعت زیاد در دستیابی به رکوردهاست. متقابلاً نقطه ضعف آن در سختی پیاده‌سازی و اجرای آن است. ساختار دیگر، ساختار زنجیره‌ای است و ویژگی آن در این است که همه اقلامی که نشان‌دهنده شناساگر فرضی مشترکی هستند با رابط‌ها یا اشاره‌گرهایی مناسب، به هم زنجیر می‌شوند. طبیعتاً یک راهنما دسترسی به اولین فقره را در هر زنجیره فراهم می‌آورد و فایل را می‌توان با تعقیب اشاره‌گرهای درونی هر زنجیره جست‌وجو کرد. فایل‌های زنجیره‌ای نسبت به فایل‌های ترتیبی سرعت بیشتری را فراهم می‌آورند، اما به فضای ذخیره‌سازی قابل توجهی برای ذخیره اشاره‌گرها و راهنماها نیاز دارند (۶۲۲:۵).

● جست‌وجوی اطلاعات

در این مرحله، وظیفه نظام ذخیره و بازیابی، بررسی و شناخت درخواست استفاده‌کننده، پویش یا جست‌وجو در بانک اطلاعاتی، و یافتن و نمایش رکوردهایی است که با درخواست ارائه شده انطباق دارد. دستیابی به این هدف، یعنی یافتن اطلاعاتی که نیاز استفاده‌کننده را به طور قطع برطرف کند عملاً کار آسانی نیست، زیرا از یک سو استفاده‌کننده به طور دقیق نیاز اطلاعاتی خود را نمی‌داند و در برخی اوقات نیز علی‌رغم آگاهی به نیاز اطلاعاتی خود، ممکن است نتواند آن را با عبارت‌های مناسب بیان کند. از سوی دیگر، ممکن است اصطلاحات یا عباراتی که به عنوان موضوع مدارک در نظر گرفته شده چندان دقیق نباشند و نتوانند تصویر کاملی از محتوای مدرک بدست دهند. بدین سبب گفته می‌شود که وجه خروجی نظام بازیابی اطلاعات (پاسخگویی به درخواست استفاده کننده) همواره پیچیده‌تر از وجه ورودی آن است و بدین لحاظ باید بخش خروجی مورد توجه بیشتری قرار گیرد (۱۴:۳).

شیوه‌های بازیابی اطلاعات را می‌توان در نگاه کلی به دو دسته:

ـ نظام‌های مبتنی بر انطباق مطلق و

ـ نظام‌های مبتنی بر انطباق نسبی، تقسیم کرد (۱۵۳:۳).

فنون انطباق مطلق در حال حاضر در بسیاری از نظام‌های سنتی بازیابی اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد. پرس‌وجوها در این روش معمولاً با استفاده از عملگرهای بولی تدوین می‌شوند و، برای بازیابی، تنها انطباق واژه‌های پرسش با عبارت‌های موجود در مدرک کفایت می‌کند.

در انطباق نسبی یا انطباق برتر[۴] این امکان وجود دارد که نظام بازیابی را بتوان با ورود رشته‌ای از اصطلاحات که بیانگر نیاز اطلاعاتی هستند، بدون استفاده از عملگرهای بولی، جست‌وجو کرد. در این نوع، نظام دنبال قطعاتی از متن می‌گردد که بهترین انطباق را با رشته ورودی داشته باشد. بنابراین، اگر رشته اصلی شامل پنج کلمه باشد و مدرکی در بانک اطلاعاتی نیز کلّ پنج واژه را دربرگیرد این مدرک حداکثر وزن ممکن را گرفته و در رأس سیاهه موارد بازیابی رشته قرار می‌گیرد (۱۵۳:۳). بر این اساس، الگوها و فنون مختلفی برای بازیابی شکل گرفته است که به عنوان مدل‌های کلاسیک و مدل‌های پیشرفته از آنها یاد می‌شود. مدل‌های کلاسیک بازیابی شامل مدل بولی، فضای برداری[۵] ، و مدل‌های احتمالی[۶] است. مدل‌های پیشرفته، علاوه بر مدل‌های فوق، شامل بازیابی براساس منطق مشکک (فازی)[۷] ، نمایه‌سازی معنایی نهفته[۸] ، شبکه‌های استنتاجی[۹] ، و نیز الگوهای مبتنی بر مرور شامل نظام‌های بازیابی فرامتن است (۱: ۲۴-۶۰).

● مدل بولی

اولین روش بازیابی که در نظام‌های اطلاعاتی اجرا شد مدل بولی بود که در آن اصطلاحات پرس‌وجو با عملگرهای بولی بیان شده و با نمایه مقلوب مقایسه می‌گردید. توانایی عملگرهای بولی برای ترکیب مفاهیم اجزا (AND) و مترادف (OR) و نیز زمان پاسخ سریع، این مدل را مدلی عام برای نظام‌های بازیابی ساخت.

با فراگیرتر شدن نظام‌های بازیابی بولی، تدوین پرس‌وجوهای مؤثر برای عموم افرادی که با منطق آشنا نبودند دشوار گردید. علاوه بر آن، نظام بولی اغلب تعداد مدارک را با توجه به ماهیت حساس منطق خود که پاسخی انعطاف‌ناپذیر در برابر بود یا نبود اصطلاحی واحد نشان می‌داد بازیابی می‌کرد.

برای غلبه بر مسئله بازیابی مدارک زیاد بدون توجه به میزان اهمیت کاربردی بالقوه آنها ـ اصلاحاتی در نظام صورت گرفت تا با اختصاص وزن‌هایی به اصطلاحات، براساس اهمیت "متصوّر" آنها، خروجی‌های ترتیبی تولید شود. روش‌های اصلاحی دیگر مانند کنترل فرایند تدوین پرسش برای کاهش مشکل ساخت پرس‌وجوهای بولی پیچیده نیز مورد تحقیق قرار گرفته است.

● مدل فضای بُرداری

در حالی که برخی تلاش کردند تا با انجام اصلاحاتی در مدل بولی بر نقاط ضعف آن غلبه کنند، دیگران با راهبرد متفاوتی به نام مدل فضای برداری به بازیابی اطلاعات پرداختند. در این مدل، مدارک و پرس‌وجوها به صورت بردارهایی در فضایی سه بعدی در نظر گرفته می‌شود که هر بعد با مدخلی در نمایه مقلوب متناظر است. مثلاً مدرک D و پرس و جوی Q در شکل برداری به صورت D= (d۱, d۲, d۳, .... dn)و Q= (q۱, q۲, q۳, .... qn) بیان می‌شود که n مجموع اصطلاحات نمایه‌ای و هر کدام از مقادیر داخل پرانتز وزن هر اصطلاح بوده که بیانگر اهمیت اصطلاح است.

شناخته شده‌ترین وزن اصطلاحی، بسامد مقلوب مدرک نامیده می‌شود که با بسامد مجموعه (تعداد مدارک مجموعه‌ای که در آن یک اصطلاح خاص وجود دارد) تغییر می‌کند. بسامد مقلوب مدرک نوعاً از طریقdkN Log محاسبه می‌شود که در آن N تعداد مدارک مجموعه و dk تعداد مدارکی است که اصطلاح k در آن ظاهر می‌شود. فرمول‌های مختلفی برای محاسبه اوزان اصطلاح وجود دارد که برخی از آنها گونه‌هایی از وزن IDFبوده و از بسامد مدرک (تعداد دفعاتی که اصطلاحی در مدرکی ظاهر می‌شود) و عادی‌سازی بهره می‌گیرند. مثلاً می‌توان IDF را در بسامد مدرک ضرب کرد (تا اصطلاحاتی که مکرراً در مدرکی ظاهر می‌شوند اهمیت بیشتری پیدا کنند) و بر عامل عادی‌سازی طول بردارها تقسیم کرد تا طول متغیر بردارهای مدرک مجموعه تنظیم شود. این عمل تابع فرمول زیر است:

Wki = idfk×tfk i Svector i (tfi×idf)۲

که در آن Wki وزن اصطلاح K موجود در مدرک d، tfki بسامد اصطلاح k در مدرک d، idfk بسامد مقلوب مدرک، و مخرج کسر عامل عادی‌سازی، و idfk بسامد مقلوب مدرک است.

مدل‌برداری، سیاهه‌ای ترتیبی از مدارک براساس مشابهت آنها با پرسش، با در نظر گرفتن زاویه میان بردار مدرک و بردار پرسش، به عنوان مقیاس مشابهت ارائه می‌دهد. علاوه بر فرمول‌های توزین اصطلاح، فرمول‌های دیگری نیز برای محاسبه مشابهت "پرسش ـ مدرک" پیشنهاد شده است. آزمایش‌ها نشان داده است که انتخاب مقیاس جدید مشابهت می‌تواند بر عملکرد بازیابی تأثیر قابل ملاحظه‌ای داشته باشد. یکی از مقیاس‌های مشابهت که به طور گسترده مورد استفاده قرار گرفته مشابهت کسینوسی است که حاصل ضرب درونی میان عناصر عادی سازی شده بردار در طول بردارهاست.

گونه دیگری از مدل‌برداری مدل خوشه‌ای است که در آن با محاسبه مشابهت برداری مدرک به مدرک و با استفاده از معیارهای خوشه‌بندی گروهی از مدارک شکل می‌گیرد. معیارهای خوشه‌بندی مشخص می‌کند چه چیز خوشه‌ای از مدارک را تشکیل می‌دهد. برخلاف مدل فضای برداری که در آن بردار هر پرسش با بردار هر مدرک مقایسه می‌شود، در اینجا، بردار هر پرسش با بردار مرکز خوشه، یعنی برداری که خوشه را به صورت کلی ارائه می‌کند، مقایسه می‌گردد.

مزیت رویکرد خوشه‌ای زمانی جلوه‌گر می‌شود که با مجموعه مدارکی به کار رود که بتواند خوشه‌های فشرده تشکیل دهد. همچنین، این مدل در محیطی مؤثر شناخته می‌شود که خوشه‌ها تمایل به ارائه مشترک مدارک مرتبط داشته باشند. با این حال، هیچ تضمینی وجود ندارد که مجموعه مدارک مفروض ضرورتاً به ساختار خوشه‌بندی مفیدی بینجامد، و حتی در موارد مفید، هزینه محاسبه ساخت، نگهداشت، و جست‌وجو در خوشه‌های کوچک و همبسته ممکن است به طور سرسام آوری بالا باشد.

مدل احتمالی. این مدل نخستین بار توسط استیو رابرتسن و کارن اسپارک جونز در سال‌های ۱۹۷۰ معرفی شد. این مدل به لحاظ اینکه مدارک و پرسش‌ها را به صورت بردار عرضه می‌کند شبیه مدل‌برداری است، اما به جای بازیابی مدارک براساس میزان مشابهت با پرسش، مدارک را براساس احتمال ارتباطشان با پرسش بازیابی می‌کند. احتمال ربط مدرکی خاص به پرسش را می‌توان با جمع اوزان ربط اصطلاحات آن مدرک، یعنی برآورد احتمال ظهور اصطلاحات موجود در پرسش و در مدرک مرتبط، و نه در مدرک غیرمرتبط، محاسبه کرد.

در مدل بازیابی کلاسیک احتمالی، این احتمالات اصطلاح از طریق مجموعه‌ای نمونه از مدارک و پرسش‌ها همراه با قضاوت مرتبط مربوط به آن تخمین زده می‌شود. با وجود این، اجرای فرایند تخمین به صورت عملیاتی مشکل است، زیرا جمع‌آوری داده‌های ربط لازم قبل از جست‌وجوی واقعی عملاً غیرممکن است. در نتیجه، برای تخمین احتمال اصطلاح، معمولاً، در این مدل از بازخورد ربط استفاده می‌کنند (۳:۷-۵).

● فرامتن

شکل دیگری که برای جست‌وجو و بازیابی اطلاعات ارائه شده، و به خصوص در سال‌های اخیر با رشد شبکه وب گسترش یافته است، بازیابی فرامتنی است. روش‌هایی که تاکنون ذکر شد عمدتاً بر این محور استوار است که کاربر پرسش خود را در قالب واژه‌ها و عباراتی به نظام ارائه کند تا نظام، پس از جست‌وجو، تعدادی مدرک را به عنوان نتیجه جست‌وجو بازگرداند. در مقابل این نظام‌ها که می‌توان آنها را نظام‌های پرسش مدار نامید، نظام‌های فرامتن تلاش می‌کنند با ایجاد پیوندهای مفهومی میان مدارک و فراهم‌آوردن امکان مرور و راهبری، کاربر را در رسیدن به مدرک مورد نظر یاری دهند. از این دو نوع رویکرد، به ترتیب، به حرکت از کجا به چه (کاربر می‌داند در کجای بانک اطلاعاتی است و می‌خواهد بداند در آنجا چه چیز وجود دارد) و حرکت از چه به کجا (کاربر می‌داند چه چیزی می‌خواهد و می‌خواهد بداند آن چیز را در کجا می‌تواند بیابد) تعبیر شده است (۳۰۰:۴). در نظام‌های فرامتن، هر کدام از مدارک یا الام اطلاعاتی، یک گره و رابطه میان گره‌ها، پیوند نامیده می‌شود. در هر گره یک یا چند واژه یا عبارت برجسته وجود دارد که آن را لنگر[۱۰] می‌نامند و زمانی که از سوی کاربر انتخاب یا فعال می‌شوند، با استفاده از پیوندها، کاربر را به گره مرتبط دیگری هدایت می‌کنند. گره‌ها علاوه بر متن می‌توانند شامل قطعات صوتی و تصویری مانند موسیقی، فیلم، عکس، و جز آن نیز باشند.

● ارزیابی نظام بازیابی

در بحث از ارزیابی نظام باید به سه پرسش پاسخ گفت:

۱) دلیل ارزیابی نظام چیست؟

۲) چه عنصری از نظام ارزیابی می‌شود؟

۳) ارزیابی نظام چگونه یا به چه شیوه‌ای صورت می‌گیرد؟

ارزیابی نظام به منظور سنجش منافع یا زیان‌هایی که از نظام بازیابی حاصل می‌شود و نیز برای سنجش هزینه و سودمندی نظام صورت می‌گیرد. در ارزیابی معمولاً عناصر زیر که گویای توانایی نظام در رفع نیاز استفاده‌کننده است مورد توجه قرار می‌گیرد:

۱) پوشش مجموعه، یا تعداد مدرک مرتبطی که در هر مجموعه وجود دارد؛

۲) زمان پاسخگویی، یعنی فاصله متوسط میان زمان درخواست جست‌وجو و به‌دست‌آوردن پاسخ؛

۳) شکل خروجی، یعنی شکل مدارک بازیابی شده، شماره مدرک، مآخذ کتابشناختی، مآخذ همراه با چکیده‌ها، متن کامل، و جز آن؛

۴) تلاش استفاده کننده، یعنی کوششی که استفاده‌کننده در مرحله خروجی (جدا کردن مدارک مرتبط از نامرتبط)، در مرحله درخواست (بیان هر چه دقیق‌تر پرسش یا نیاز اطلاعاتی)، و در مرحله تدوین راهبرد جست‌وجو (بررسی راهبرد تدوین شده و اصلاح آن) انجام می‌دهد؛

۵) جامعیت، یعنی توانایی نظام در بازیابی متون مرتبط؛ و

۶) مانعیت، یعنی توانایی نظام در بازیابی نکردن متون نامرتبط.

گفته می‌شود که موارد ۱ تا ۴ به راحتی قابل ارزیابی است لیکن این جامعیت و مانعیت است که در کنار یکدیگر سودمندی نظام را نشان می‌دهند. در واقع این دو معیار در کنار هم توانایی فیلتری نظام را بیان می‌کنند و استفاده از هر کدام از آنها به تنهایی چندان کارساز نیست (۵۵:۳-۶۱؛ ۲۰۴:۶). در هر نظام بازیابی، مطلوب آن است که نسبت جامعیت و مانعیت هر دو ۱۰۰ درصد باشند، یعنی نظام بتواند کلیه مدارک مرتبط موجود را بازیابی کند و در عین حال هیچ یک از مدارک غیرمرتبط را را نیز ارائه ندهد. اما رسیدن به چنین آرمانی عملاً غیرممکن است، و در واقع این مسئله یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های میان نظام‌های ذخیره و بازیابی اطلاعات و نظام‌های مدیریت پایگاه داده‌ها را تشکیل می‌دهد. جامعیت و مانعیت با یکدیگر رابطه‌ای معکوس دارند، یعنی هر گونه تلاشی برای افزایش مانعیت منجر به کاهش جامعیت و هرگونه کوششی برای افزودن جامعیت باعث کاهش مانعیت می‌شود. بنابراین، در عمل باید به نسبتی معقول میان این دو رسید. نیاز استفاده‌کننده یکی از عوامل مؤثر در تعیین این نسبت است.